مصفوفة الصلاحيات: وثيقة أساسية في الحوكمة القانونية للمؤسسات

_{هل تعد مصفوفة الصلاحيات ذات أهمية في المؤسسات؟ في الغالب تواجه المؤسسات تحديات في تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح، الأمر الذي قد يؤدي إلى الارتباك وتداخل المهام وتأخير إنجاز المشاريع.}

 _{لذا كانت مصفوفة المسؤوليات والصلاحيات بمثابة أداة قيمة لأي مؤسسة تسعى إلى تحسين إدارة مشاريعها، وسوف نركز في هذا المقال على مدى أهميتها في الحوكمة القانونية للمؤسسات.} 

ما هي مصفوفة الصلاحيات؟

_{مصفوفة الصلاحيات هي أداة تستخدم لتحديد وتوضيح الأدوار والمسؤوليات المختلفة للأفراد أو الأقسام داخل المؤسسة فيما يتعلق بمهمة أو مشروع أو عملية معينة، بهدف منع الارتباك وتداخل المهام وضمان المساءلة.} 

منهجيات مصفوفة الصلاحيات

_{من أشهر منهجيات مصفوفة الصلاحيات نموذج "RACI" والذي يتألف من أربعة عناصر هي:}

1. _{المكلّف "Responsible" وهو الشخص أو الأشخاص الذين يقومون بتنفيذ المهمة أو العمل.}
2. _{المسؤول "Accountable"، وهو الشخص الوحيد الذي يتحمل المسؤولية النهائية عن إنجاز المهمة بشكل صحيح ويكون لديه سلطة الموافقة على النتائج.}
3. _{المستشار "Consulted"، وهو الشخص الذي يجب استشارته قبل أو أثناء تنفيذ المهمة، وعادة ما يكون لديه خبرة أو معلومات هامة.}
4. _{الخبير "Informed"، وهو الشخص الذي يجب اطلاعه على تقدم أو نتائج المهمة، ولكنه ليس مشاركًا بشكل مباشر في مراحل التنفيذ.} 

 _{من المنهجيات الأخرى أيضًا، منهجية KISDA، وتتكون من خمسة عناصر أساسية، على النحو التالي:}

1.  _{المعرفة "Know"، وتتمثل في الأشخاص الذين يحتاجون إلى معرفة الأنشطة والقرارات الجارية للاطلاع والفهم}
2.  _{الإبلاغ "Inform"، ويتمثل في الأشخاص الذين يجب إبلاغهم بنتائج العمل أو القرارات المتخذة بعد اكتمالها.}
3.  _{الدعم "Support"، ويتمثل في الأشخاص الذين يقدمون الموارد والخبرات والمساعدة اللازمة لتنفيذ المهام.}
4.  _{التنفيذ ""، ويتمثل في الأشخاص الذين يقومون بتنفيذ العمل أو المهام المطلوبة.}
5. _{الاعتماد "Approve"، ويتمثل في الأشخاص الذين لديهم سلطة الموافقة على القرارات أو نتائج العمل قبل المتابعة.} 

أهم فوائد مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات للمؤسسات

_{فيما يلي نبذة عن أهم الفوائد التي تقدمها مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات للمؤسسات:}

1.  _{تحديد وتوضيح أدوار ومسؤوليات كل فرد أو فريق داخل المؤسسة أو المشروع، بهدف التقليل من الارتباك وتداخل المهام.}
2.  _{تسهيل عملية التواصل الفعال بين أعضاء الفريق وضمان إشراك الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.}
3.  _{تحديد الشخص أو الفريق المسؤول عن اتخاذ القرارات ومن يجب استشارته أو إبلاغه، وبالتالي تسريع عملية التنفيذ والحد من التأخير.}
4.  _{تحديد من يجب إبلاغه بآخر المستجدات حول مهمة أو مشروع معين، لضمان الشفافية وتجنب سوء الفهم.}
5.  _{إزالة ازدواجية الجهود وتحديد الأدوار بوضوح، مما يحسن كفاءة العمل.}
6.  _{يعزز المساءلة الفردية والجماعية عن إنجاز المهام.}
7. _{تحسين الأداء العام للمؤسسة وتحقيق أهدافها بفعالية أكبر}
8. _{التأكد من أن عبء العمل موزع بشكل عادل بين أعضاء الفريق.} 
9.  _{تحديد الأدوار المتوقعة من كل فرد أو فريق في المشروع.} 

متى يجب استخدام مصفوفة توزيع المسؤوليات؟

_{يجب استخدام مصفوفة توزيع المسؤوليات عندما يكون لديك:}

1.  _{مشاريع معقدة وطويلة الأمد، تتضمن الكثير من المهام والمراحل الرئيسية.}
2. _{عدد كبير من الأفراد أو الفرق ذات الصلة بالمشروع.}
3. _{مهام متداخلة يعتمد فيها عمل فريق على عمل فريق آخر، أو يتم تنفيذهما في نفس الوقت.}
4.  _{حاجة إلى تحديد واضح للأدوار والمسؤوليات لتجنب الارتباك والتأكد من أن الجميع يعرف دوره.}
5.  _{حاجة إلى التواصل الفعال لضمان إبلاغ الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.} 

_{ببساطة، يتم استخدام مصفوفة الصلاحيات عندما يكون هناك الكثير من الأشخاص يقومون بأشياء مختلفة في مشروع واحد، وتحتاج إلى التأكد من أن الجميع يعرف من المسؤول عن ماذا، ومن يجب استشارته، ومن يجب إخباره.} 

مصفوفة الصلاحيات ضمن الوثائق الأساسية في الحوكمة القانونية للمؤسسات

_{يشير مفهوم الحوكمة القانونية إلى الإطار القانوني الذي ينظم عمل المؤسسات والأفراد، و المستمد أساسًا من الشريعة الإسلامية كما ينص النظام الأساسي للحكم، وتشمل مصادره الأخرى الأنظمة واللوائح والمراسيم الملكية وقرارات مجلس الوزراء.} 

_{وتهدف الحوكمة القانونية إلى تحقيق المساءلة والشفافية وسيادة القانون، وضمان تطبيق العدالة في مختلف جوانب الحياة الاقتصادية والاجتماعية والإدارية، كما ترتكز على مبادئ استقلال القضاء ومكافحة الفساد وحماية الحقوق.}

 _{والسؤال المطروح هنا، ما هو دور مصفوفة الصلاحيات في الحوكمة القانونية؟ تحدد مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات من الذي يملك الحق في اتخاذ قرارات قانونية أو التصرف باسم المؤسسة، مما يمنع تجاوز الأفراد لصلاحياتهم وتجنب المخالفات القانونية كمنح صلاحية توقيع العقود للمخولين فقط.}  

_{كما تساعد المصفوفة في تحديد المسؤول داخل المؤسسة، في حال حدوث نزاعات أو مخالفات مما يسهل عملية التحقيق والمحاسبة لضمان تطبيق العدالة، مثل تحديد صاحب صلاحية القرار موضوع الدعوى القضائية.}

 _{تساهم المصفوفة أيضًا في ضمان الامتثال للقوانين واللوائح، حيث تحدد بوضوح الأفراد أو الإدارات المسؤولة عن قوانين محددة، مثل حماية البيانات أو البيئة.} 

 _{يسهل هذا التوزيع للمسؤولية عمليات التدقيق القانوني والداخلي، حيث يتمكن المدققون من تحديد الجهات المعنية للحصول على المعلومات والتحقق من الامتثال.} 

_{تبسط المصفوفة الإجراءات القانونية بتحديد الأشخاص الذين يمكنهم تمثيل المؤسسة في القضايا.} 

 _{كما أنها بمثابة مرجع رسمي يوضح من كان لديه الصلاحية لاتخاذ قرارات معينة، مما يساعد في حل النزاعات الداخلية والخارجية.} 

_{عندما تكون المسؤوليات والصلاحيات واضحة للجميع، تزيد الثقة داخل المؤسسة ومع العملاء والموردين.  كما أن تحديد الأشخاص المخولين باتخاذ القرارات يضمن أن يتم ذلك من قبل ذوي الخبرة، مما يقلل من فرص حدوث أخطاء قانونية.} 

أمثلة عملية على تطبيق مصفوفة الصلاحيات المالية والإدارية

_{فيما أمثلة توضح كيف تكون مصفوفة المسؤوليات والصلاحيات بمثابة وثيقة أساسية في الحوكمة القانونية للمؤسسات: على سبيل المثال، تحدد المصفوفة بوضوح في المؤسسات المالية حدود سلطة الموظفين في التعامل مع الأموال والموافقة على القروض لتجنب الاحتيال والمخالفات المالية.}

 _{أما شركات الأدوية، فتحدد المصفوفة فيها من لديه صلاحية الموافقة على التجارب السريرية وإطلاق المنتجات الجديدة لضمان الالتزام بمعايير السلامة والجودة.}

 _{وفي المؤسسات الحكومية، تحدد المصفوفة صلاحيات المسؤولين في إصدار القرارات والتصاريح لضمان الشفافية والمساءلة في استخدام السلطة العامة.} 

متطلبات تصميم مصفوفة الصلاحيات

_{لتصميم مصفوفة عملية وفعالة، من الضروري وجود بنية إدارية جيدة للمنشأة، ويتطلب ذلك وجود هيكل تنظيمي واضح يحدد الأدوار والمسؤوليات، وهيكل وظيفي واضح يوضح التخصصات والمهام الوظيفية المختلفة.} 

_{يجب أيضًا أن تكون مهام الإدارات المختلفة واضحة ومحددة، وأن تكون هناك إجراءات عمل واضحة وموثقة لتوجيه العمليات اليومية.}

_{من الضروري كذلك التأكيد على أن منهجيات مصفوفة الصلاحيات ليست قوالب جامدة، بل تتطلب التخصيص والتكييف لتناسب الاحتياجات الفريدة لكل مؤسسة وهيكلها التنظيمي وثقافتها.  كما يجب أن تخضع المصفوفة لعمليات الصيانة والمراجعة الدورية لتحديد أي تغييرات ضرورية ومواكبة تطورات المؤسسة.} 

الخطوات الاساسية لتصميم مصفوفة الصلاحيات التشغيلية

_{تبدأ عملية تصميم مصفوفة الصلاحيات التشغيلية بحصر دقيق لجميع إجراءات العمل الخاصة بالإدارة المعنية، ثم تحديد واعتماد المنهجية المناسبة لتصميم المصفوفة، يلي ذلك تصنيف هذه الإجراءات إلى فئات عامة وفرعية لتسهيل تنظيمها.} 

 _{أما الخطوة التالية فتتمثل في تصميم جدول المصفوفة نفسه، ثم تعبئة هذا الجدول بالإجراءات المحصورة والمصنفة، ثم وضع مسودة مقترحة للصلاحيات المتعلقة بكل إجراء، ورفع هذه المسودة إلى الإدارة العليا للمنشأة لاعتماد الإجراءات والصلاحيات بشكل رسمي.} 

تحديات تطبيق مصفوفة الصلاحيات وكيفية التغلب عليها

_{فيما يلي نبذة عن أهم التحديات المحتملة عند تطبيق مصفوفة الصلاحيات وكيفية التغلب عليها:}

1.  _{مقاومة التغيير، ويمكن التغلب عليه من خلال التواصل الفعال حول الأهمية والفوائد وإشراك الموظفين في تصميم المصفوفة.}
2.  _{التعقيد في التصميم، ويمكن التغلب عليه من خلال تقسيم العملية إلى مراحل، والتركيز على العمليات الرئيسية أولا.}
3.  _{عدم وضوح التواصل بعد التطبيق، ويتم التغلب عليه من خلال توفير تدريب كاف، يضمن سهولة الوصول وفهم الوثيقة.}
4. _{الحاجة إلى المراجعة والتحديث، ويمكن التغلب عليه من خلال إجراء مراجعات و تحديثات دورية لضمان الملاءمة والفعالية.}

_{تواصل الآن مع مكتب سهل للمحاماة لمساعدتك في إعداد مصفوفة الصلاحيات المناسبة لمؤسستك وضمان تطبيق الحوكمة القانونية فيها على نحو سليم وفعال.}