مصفوفة الصلاحيات وأثرها في تنظيم العمل وإدارة المهام

_{تعد مصفوفة الصلاحيات بمثابة أداة تنظيمية تستخدم في تحديد المسؤوليات داخل المؤسسات العامة والخاصة.} 

_{تساهم هذه المصفوفة في تعزيز الشفافية والكفاءة التشغيلية من خلال توزيع واضح وعادل للمهام والصلاحيات بين الأقسام والأفراد، وبالتالي سهولة اتخاذ القرارات بشكل أكثر انسيابية وفعالية.}

_{وتتبنى المملكة العربية السعودية رؤية شاملة تهدف بشكل أساسي إلى تحسين الأداء المؤسسي وفقًا لمعايير عالمية، وهو ما يجعل من تطبيق مصفوفة الصلاحيات جزءًا لا يتجزأ من تحقيق رؤية 2030، يمكنك متابعة السطور التالية للحصول على مزيد من التفاصيل حول هذا الموضوع.}

مفهوم مصفوفة الصلاحيات

_{كما ذكرنا سابقًا، فإن مصفوفة الصلاحيات هي أداة تستخدم لتوضيح من لديه صلاحية اتخاذ قرارات معينة، أو تنفيذ إجراءات معينة داخل المنظمة.}

_{تتضمن المصفوفة تحديد الأدوار والمسؤوليات على مستوى الهيكل التنظيمي وتوضيح الحدود والصلاحيات لكل دور.}

من الذي يحتاج إلى مصفوفة الصلاحيات؟

_{تعد مصفوفة الصلاحيات أداة تنظيمية لا غنى عنها لأي شركة أو مؤسسة تسعى إلى ترسيخ أسس عمل واضحة المعالم وتحديد دقيق لأدوار ومسؤوليات الأفراد والفرق، سواء كانت شركات تجارية تطمح إلى تحسين إدارة مشاريعها في مختلف القطاعات كالتصنيع والتسويق والموارد البشرية، أو فرق عمل متخصصة في تنفيذ المشاريع الصغيرة والكبيرة على حد سواء، أو فرق قائمة على العمليات في المؤسسات الصناعية والخدمية والتعليمية والصحية التي تتطلب تحديدًا واضحًا للمهام.}

_{كذلك، تقدم مصفوفة الصلاحيات حلولًا عملية مناسبة للفرق المعنية باتخاذ القرارات الاستراتيجية الحاسمة، حيث تضمن تحديد المسؤول عن القرار والمستشارين المعنيين. ولا يقتصر الأمر على ذلك، بل تمتد فوائدها لتشمل الفرق المكلفة بتنفيذ المبادرات والتحسينات داخل المؤسسة، مما يضمن إنجازها بفعالية وفي الوقت المحدد.} 

ما هي فوائد استخدام مصفوفة الصلاحيات في المؤسسة؟

_{تستفيد المؤسسات من استخدام مصفوفة توزيع المسؤوليات في تحسين أدائها وتنظيم أعمالها بشكل فعال، بالإضافة إلى الفوائد التالية:}

1. _{تحديد من يمتلك صلاحية اتخاذ القرارات أو تنفيذ المهام، والتقليل من حدوث التضارب أو التكرار في العمل.}
2. _{تعزيز سرعة اتخاذ القرارات من خلال تقليل الحاجة إلى استشارة الإدارة العليا في كل قرار.}
3. _{الحد من القرارات غير الصحيحة أو غير المناسبة من قبل أطراف غير مخولة.}
4. _{تعزيز المساءلة داخل المؤسسة، حيث يصبح الأفراد مسؤولين عن قراراتهم وأدائهم بعد تحديد صلاحياتهم.}
5. _{ضمان استخدام الموارد البشرية بشكل منظم وبكفاءة أكبر، ومن ثم تحقيق أهداف المؤسسة بفاعلية.}
6. _{تعزيز التواصل الواضح والثقة بين أعضاء الفريق والإدارة، والمساهمة في تحسين بيئة العمل.}

أهداف مصفوفة الصلاحيات

_{يمكن إيجاز أهم أهداف مصفوفة المهام والمسؤوليات فيما يلي:}

1. _{أنها ركيزة أساسية في تطبيق نهج الحوكمة.}
2. _{توزيع أو تفويض صلاحيات صناعة القرار بين أصحاب العلاقة.}
3. _{تحديد الأدوار بين المستويات الإدارية المختلفة.}
4. _{ضمان علاقة متوازنة بين المسؤوليات والصلاحيات بناءً على معايير واضحة.} 
5. _{تحقيق الكفاءة والفاعلية في عملية صنع القرار في المنظمة.}
6. _{تفويض الصلاحيات ومقدارها بما يتناسب مع المسؤوليات الإدارية.}
7. _{المساهمة في الحوكمة الرشيدة من خلال تأطير عملية تفويض الصلاحيات.}
8. _{إنشاء إطار نظامي واضح وسليم لاتخاذ القرارات داخل المنظمة.}

دور مصفوفة الصلاحيات في الأوضاع الحرجة

_{تظهر أهمية مصفوفة الصلاحيات بشكل خاص في الأوضاع الإدارية الحرجة أو القرارات ذات المخاطر العالية، ففي هذه الحالات تكون كفاءة القرار على المحك، وتستوجب مشاركة جميع أصحاب المصلحة بمستويات تمكين تتناسب مع مساهماتهم في صنع القرار.}

_{لا يقتصر دور المصفوفة على تجنب الارتباك والاختناقات التشغيلية فحسب، بل يضمن أيضًا إكمال المهام بالشكل المطلوب وفي الوقت المناسب، كما هو الحال في الموافقة على النفقات أو توقيع العقود أو بدء المشاريع.}

مصفوفة الصلاحيات ودورها في الرقابة الداخلية

_{يساعد إعداد مصفوفة المهام والمسؤوليات في كشف الاحتيال وتعزيز الامتثال وتحقيق كفاءة العمل، ولا ننس أن توثيق المصفوفة أمر ضروري في بيئة متغيرة قد يكتنفها الغموض وتتطلب الكثير من القرارات الجريئة.}

_{تعمل المصفوفة أيضًا كأداة موجهة ووقائية، حيث تكشف عن توجهات مجلس الإدارة الاستراتيجية في عملية صنع القرار، وتحدد من هو المسؤول وعن ماذا من خلال تحديد الأدوار والمسؤوليات والصلاحيات المالية والإدارية لأصحاب القرار.}

كيفية إعداد مصفوفة صلاحيات تناسب احتياجات مؤسستك

_{يساهم التصميم الجيد لمصفوفة الصلاحيات في تحسين الكفاءة والتواصل، وتعزيز المساءلة، وتمكين الموظفين، وتخفيف المخاطر على المستوى المالي والقانوني وسمعة المنظمة، فضلًا عن توضيح مستوى السلطة والصلاحيات وما إلى ذلك.}

_{لذا، من الضروري قبل إعداد نموذج مصفوفة الصلاحيات أن يتم تحديد احتياجات المؤسسة وأهدافها، ويمكنك الاستعانة بالخطوات الأساسية التالية:}

1. _{وضح الغرض من إنشاء المصفوفة، وما إذا كان الهدف هو تحسين التنظيم أو ضمان توزيع المهام بفعالية، أو تحقيق الرقابة؟}
2. _{قم بتحديد الأقسام والوظائف داخل المؤسسة، وفهم الأدوار والمسؤوليات لكل قسم.}
3. _{قم بإنشاء قائمة بالمهام التي يحتاجها كل قسم، وحدّد الصلاحيات اللازمة لتنفيذ كل مهمة، بما في ذلك: الموافقة، التنفيذ، المراقبة، أو اتخاذ القرار.}
4. _{قسّم الصلاحيات إلى مستويات تتناسب مع الهيكل الإداري، بدءًا من الإدارة العليا وحتى العمليات اليومية.}
5. _{استخدم جدولًا يتضمن المهام، الأشخاص المعنيين، المستوى الإداري، ونوع الصلاحية، ويُفضل أن تكون المصفوفة مرنة لتلبية التغيرات المستقبلية.}
6. _{اعقد جلسات تقييم مع أعضاء الفريق للتأكد من أن الصلاحيات تتناسب مع احتياجات كل قسم، وقم بتعديلها إذا لزم الأمر.}
7. _{نفذ المصفوفة بعد الموافقة عليها، وتابع مدى فعاليتها مع إجراء تحديثات دورية حسب تطور المؤسسة.}

_{تتسم عملية تطبيق مصفوفة الصلاحيات بحساسيتها، وتتطلب إدارة تغيير محكمة لاستيعاب أي تحدي أو مقاومة قد تنشأ، خاصةً عند سحب أو تقليل الصلاحيات.}

_{ويمكن التغلب على هذه التحديات من خلال خلق أوضاع إدارية تتصف بالوضوح وكشف التوقعات والانفتاح والمهنية والموضوعية، كما يجب الحفاظ على مرونة المصفوفة ومراجعتها دوريًّا لتجاوز التحديات واقتناص الفرص مع تحقيق التوازن في تفويض الصلاحيات.} 

مفهوم مصفوفة الصلاحيات للموارد البشرية

_{هي أيضًا أداة تنظيمية فعالة، يمكن استخدامها في تحديد الأدوار والمسؤوليات داخل فرق العمل والمؤسسات.}

_{ومن أبرز نماذجها المستخدمة، نموذج RACI الذي يركز على توزيع المسؤوليات والصلاحيات، ويضمن تحقيق الأهداف بكفاءة وفاعلية.}

_{يتكون هذا النموذج من أربع أدوار رئيسية، هي:}

1. _{المسؤول، وهو الشخص المكلف بتنفيذ المهام المطلوبة.}
2. _{المحاسب، وهو الشخص الذي يتحمل المسؤولية النهائية عن نجاح المهمة.}
3. _{المستشار، وهو الشخص الذي يقدم خبراته ونصائحه وملاحظاته.}
4. _{الشخص الذي يتم إبلاغه بالتطورات دون المشاركة المباشرة.}

_{يستخدم هذا النموذج بشكل واسع في إدارة المشاريع والعمليات داخل المؤسسات، بما في ذلك الموارد البشرية، حيث يساعد في تحسين التنسيق وتوضيح الأدوار وتقليل التضارب والالتباس.}

شرح عملي لتطبيق مصفوفة الصلاحيات للموارد البشرية

_{نوضح لك فيما يلي خطوات عملية لتطبيق مصفوفة الصلاحيات للموارد البشرية:}

1. _{اختر نشاطًا معينًا في إدارة الموارد البشرية مثل توظيف موظف جديد أو تنظيم برامج تدريب.}
2. _{حدد الأدوار الرئيسية، من المسؤول الذي سيقوم بتنفيذ المهمة "متخصص التوظيف"، ومن سيكون مسؤولًا عن نجاح العملية بالكامل "مدير الموارد البشرية"، ومن سيتم استشارته لتقديم التوجيه، ومن ستحتاج إلى اطلاعهم على التطورات، مثل فريق الشؤون المالية أو القانوني.}
3. _{استخدم جدولًا بسيطًا يُظهر المهمات أو الخطوات المختلفة مثل الإعلان عن الوظيفة، إجراء المقابلات، إعداد العقود..الخ، وحدد الأدوار لكل خطوة.}
4. _{ناقش المصفوفة مع الفريق لضمان وضوح الأدوار وتجنب التداخل أو التضارب في المسؤوليات.}
5. _{استخدم المصفوفة كدليل عملي أثناء تنفيذ المهمة، وتأكد من تحديث الأدوار عند الحاجة بناء على الظروف المتغيرة.}
6. _{راجع أداء العملية بعد الانتهاء من المهمة بناء على مصفوفة RACI وقيّم ما إذا كانت هناك حاجة لتحسين توزيع الأدوار في المستقبل.}

لماذا يهتم مجلس الإدارة بمصفوفة الصلاحيات؟

_{من صميم مهام مجلس الإدارة الاهتمام الجيد بمصفوفة الصلاحيات، فالشركات التي لا تحسن تصميمها بشكل متوازن تواجه نتائج سلبية، سواء بسبب المركزية المفرطة التي تعيق منح الصلاحيات اللازمة للمستويات الأدنى، أو بسبب الإفراط في منح الصلاحيات الذي قد يؤدي إلى الاحتيال وتضييع الأصول.} 

_{لذا، يجب إجراء نظرة فاحصة لوضع المنظمة ومدى تعرضها للمخاطر وبيئة أعمالها لتطوير مصفوفة صلاحيات تمكّن الإدارة التنفيذية من تحقيق أهدافها بوجود أدوات رقابية مناسبة.}

_{يمكنك الاستعانة بمحامي متخصص، يضمن لك توافق مصفوفة الصلاحيات المالية والإدارية مع القانون، ويقيّم المخاطر، ويراجع العقود، ويقدم المشورة القانونية المناسبة، كما يساهم في حماية شركتك من الجانب القانوني، تواصل الآن واحجز موعدا مناسبًا للحصول على المزيد من التفاصيل.}